如何让会议高效?
工作中,总是要参加许多各式各样的会,而且经常陷入“会议拉锯战”中。如何让会议变得高效,许多人都想了解。之前几天,许多人推荐的“控制22分钟的会议时间”一文提供了很好的建议。昨天在看余世维 “如何沟通”的一个培训,其中也提到了开会的一些问题。余世维提出提高会议的方法,和之前看过的一篇文章有许多相似的地方,其中也有些不同。 下面是我边看视频,边整理出的如何高效开会的一些建议。
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高效会议需要明确的七个问题:
1.谁参加?
确认需要参加会议的人。分为必须参加及随意参加两种人,必须参加的人,必须发言。
2.谁主持?
余世维在培训中提到三种角色:
主席 – 主持会议
导言人 – 需要发言汇报情况的会议成员
观察员 – 最终决策及做总结的人(也即权力最大的那位)
我的观点:在一般的公司中其实有许多并不是很正式的会议,这些角色可以并不能非常明确的区分。其中最忌讳的是“观察员”和“主席”两个角色是同一人,因为观察员是收集信息,做最终决策的。
3.谁控制?
主席 – 控制会议的议程
导言人 – 控制会议的时间,每人的发言时间
观察员 – 控制整个会场,出现争论时需要拍板。
4.谁发言?
由下而上,由内而外。
即由最接近所讨论问题的人先发言,最后由决策者总结。
5.谁负责,谁追踪?
默认由发起会议者负责会议中讨论问题,并需要指定会议中出现的各个问题的追踪者。
6.谁在浪费时间?
所有与会人员必须提前阅读了会议要讨论的相关材料;
会议中发言必须与议题相关,不发散话题;
会议需要讨论的资料提前一,二天发送给相关与会人员,
7.谁结论?
会议结束时对于会议的议题一定要有一个结论,否则会议不能结束。“观察员”需要为事先会议准备最终的结论,当会议中没有人提出结论时,采用“观察员”的结论。
工作中,总是要参加许多各式各样的会,而且经常陷入“会议拉锯战”中。如何让会议变得高效,许多人都想了解。之前几天,许多人推荐的“控制22分钟的会议时间”一文提供了很好的建议。昨天在看余世维 “如何沟通”的一个培训,其中也提到了开会的一些问题。余世维提出提高会议的方法,和之前看过的一篇文章有许多相似的地方,其中也有些不同。 下面是我边看视频,边整理出的如何高效开会的一些建议。
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高效会议需要明确的七个问题:
谁参加?
会议发起者确认需要参加会议的人员。可分为必须参加及随意参加两种人,其中必须参加的人,必须发言。
谁主持?
余世维在培训中提到三种角色:
主席 – 主持会议
导言人 – 需要发言汇报情况的会议成员
观察员 – 最终决策及做总结的人(也即权力最大的那位)
我的观点:在一般的公司中其实有许多并不是很正式的会议,这些角色可以并不能非常明确的区分。其中最忌讳的是“观察员”和“主席”两个角色是同一人,因为观察员是收集信息,做最终决策的。
谁控制?
主席 – 控制会议的议程
导言人 – 控制会议的时间,每人的发言时间
观察员 – 控制整个会场,出现争论时需要拍板。
谁发言?
由下而上,由内而外。
即由最接近所讨论问题的人先发言,最后由决策者总结。
谁负责,谁追踪?
默认由发起会议者负责会议中讨论的问题,并需要明确指定会议讨论的各个问题的追踪者。
谁在浪费时间?
所有与会人员必须提前阅读了会议要讨论的相关材料;
会议中发言必须与议题相关,不发散话题。
会议需要讨论的资料提前一,二天发送给与会人员。
谁结论?
会议结束时对于会议的议题一定要有一个结论,否则会议不能结束。“观察员”需要为事先会议准备最终的结论,当会议中没有人提出结论时,采用“观察员”的结论。
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